Hoe weet je of iets een taak (todo) is of dat het eigenlijk een project met meerdere taken is? Het is belangrijk om het verschil te weten omdat dit bepaald hoe succesvol je bent (en voelt) bij het uitvoeren van je dagelijkse takenlijst.

Wat is het verschil tussen een project en een taak?

Wat definieert een project?

Een project is een gewenste uitkomst die meerdere handelingen nodig heeft om het voor elkaar te krijgen. Het kan ook zijn dan een project, 1 of meerdere subprojecten onder zich heeft. Op die manier kun je overzicht houden en ook inzicht krijgen wat de gewenste volgorde is van de handelingen. Je kunt een project ook zien als een (jaar)doel. Volgens mijn methode bekijk je per kwartaal wat je wilt opleveren om aan het eind van het jaar het project te voltooien. Dat kan betekenen dat je in één kwartaal de MVP oplevert, de eerste mogelijke versie. In een volgende kwartaal een iets mooiere versie. Tot je uiteindelijk je gedroomde uitkomst kan realiseren.

Het is nodig om grote projecten/doelen per kwartaal te plannen. Zo voorkom je dat het project zo groot en omvangrijk is, dat je er niet eens aan wilt beginnen. De MVP (minimal viable product) moet je zien als de kleinste versie van het project dat nog steeds waarde toevoegt, maar waarvan je ook kunt uitdenken welke handelingen er voor nodig zijn.

Hoe herken je een taak?

Een taak is een enkele handeling. Bij voorkeur weet je ook hoeveel tijd je nodig hebt om die taak af te ronden. Als je het niet weet, maak je een inschatting. In het ergste geval overschrijd je die tijd en leer je hoeveel tijd je in werkelijkheid nodig hebt. Het kan helpen om die tijd op 2 manieren in te schatten “in de ideale situatie” en “in het ergste geval”.

Op je dagelijkste todo-lijst staan alleen taken. Géén complete projecten. Alleen de dingen waarvan je weet wat je moet doen, hoeveel tijd het ongeveer gaat kosten en idealiter ook aan welk doel cq. project ze bijdragen. Wanneer je planning voor de dag maakt, kun je meteen zien of je werkzaamheden in balans zijn. Zodat je niet alleen maar druk bent met taken die op het moment urgent zijn, maar je geen meter dichterbij je doelen brengt.

Er is meer in het leven…

Let op, sport, schrijven, niks doen of uit het raam staren, aandachtig met je kinderen spelen of een boek lezen zijn ook belangrijke taken. Voor mij horen die bij een overkoepelend project “best of me” dat elk jaar bij mij op de agenda staat. Plan dat ook in!

ps. nog een laatste tip.

Plan je dag de avond ervoor (of liever een week vooruit). Kijk daarbij naar je afspraken en reguliere werkzaamheden. Hoeveel tijd blijft er dan nog over? Welke taken kun je het beste in die tijd doen. Daarbij kun je heel goed rekening houden met je energie-niveau. Een drukke dag? Plan wat ‘easy-going’-taken. De hele dag tijd om te knallen? Plan je uitdagendste taken, en doe die ook als eerste. “Eat the frog”, weet je nog?

Dank je wel voor het lezen. Je bent geweldig, dat weet je toch?!